محور اصلی کنوانسیون کیپ تاون، سامانه ثبت بین المللی است که امکان ثبت حقوق وثيقه بین­ المللی را بوجود آورده است. دفتر ثبت بین ­المللی یک سیستم الکترونیکی کاملاً خودکار است که به صورت ۲۴ ساعت در تمامی ایام سال فعال می باشد. به منظور حداقل رساندن خطای انسانی، این سامانه بدون دخالت فرد انسانی به درخواست های ثبت رسیدگی می کند، عملیات های ثبت را انجام میدهد، درخواست های بررسی را دریافت و گواهی های بررسی را صادر میکند.  دفتر ثبت بین المللی بوسیله Aviareto limited در ایرلند اداره می­شود و سازمان هواپیمایی کشوری بین­ المللی (ایکائو) بر حسن عملکرد آن نظارت دارد.  علاوه بر این باید اشاره کرد که مطابق با سازوکارهای پیش بینی شده مرجع ثبت دارای شخصیت حقوقی بین ­المللی خواهد بود و صاحب منصبان و کارمندان او از مصونیت دادرسی قضائی و اداری آنگونه که در پروتکل مقرر شده است بهره ­مند خواهند بود.

شایان ذکر است که واژه " ثبت" تا جائیکه اقتضا دارد شامل اصطلاح ثبت، تمدید ثبت یا  فك ثبت  می­گردد. هر طرف در یک معامله خاص می­تواند با رضایت طرف دیگر حق وثیقه را ثبت نماید. به هر حال، به موجب کنوانسیون، کشورهای طرف کنوانسیون می­توانند، در هر زمانی نهاد یا نهادی را در حوزه قلمرو خود به عنوان "نهاد ثبت کننده" در دفتر ثبت بین ­المللی معین کنند.  بعنوان مثال جمهوری اسلامی ایران می تواند در حوزه هوایی، هواپیمایی کشوری را بعنوان نهاد ثبت کننده معرفی نماید.

در هر حال پروسه کلی ثبت در دبیرخانه ثبت بین المللی به شرح ذیل است:

  1. شروط قابل اجرا در ارتباط با کشور طرف کنوانسیون موردنظر، مورد موافقت قرار گرفته شده است.
  2. طرف ثبت­ کننده وارد وب سایت دفتر ثبت بین ­المللی می­شود.
  3. طرف ثبت­ کننده اطلاعات مورد نظر را وارد سایت می­کند.
  4. طرف ثبت­ کننده مطالبات یا رضایت­ها را نسبت به ثبت بین ­المللی تجهیزات هواپیمایی (بدنه، موتور، هلیکوپتر) وارد سایت می­کند.
  5. سیستم ثبتی بین المللی بصورت خودكار اعلان الکترونیکی را به سایر طرف­های معامله ارسال می نماید  تا رضایت آنها را نسبت به ثبت بین ­المللی حق وثیقه جویا شود.
  6. طرفی که ثبت را انجام نداده است می­تواند بصورت الکترونیکی رضایت یا اعتراض خود را نسبت به موضوع فوق اعلام نماید.
  7. در نهایت اگر رضایت در شرف اعلام هم باشد، ثبت بصورت خودكارکامل می­شود. 

در ارتباط با ثبت  حق وثيقه  در تجهیزات هواپیمایی[1]، در دفتر ثبت بین المللی دو روش اصلی وجود دارد:

-  ثبت حق وثیقه در ارتباط با یکی از تجهیزات هواپیمایی

-  انجام عملیات جستجو در راستای آنکه مشخص شود در ارتباط با تجهیزات هواپیمایی مربوطه چه ثبت هایی انجام شده و اولویت های آن کدام است.


[1]  با توجه به تعربفي كه از aircraft objects در ماده 1 پروتكل هوايي شده، منظور همان بدنه ها و موتورهاي هواپيما و هليكوپترها است.